ONBELASTE VERGOEDINGEN - 03.09.2009

Na de OV-jaarkaart nu de OV-fiets, kent u die al?

Openbaarvervoerfiets? Op verschillende treinstations is een OV-fiets te huur. Om zo’n OV-fiets te kunnen huren, moet een reiziger een abonne­ment OV-fiets hebben (basis € 9,50 per jaar). Vervolgens kan hij voor momenteel € 2,85 per keer (tot 20 uur) een fiets huren.

Fiscale gevolgen van uw goedheid?

Wat zijn de fiscale gevolgen als u de kosten van een OV-fiets voor uw rekening wilt nemen? Hierbij moet u onderscheid maken tussen de situatie dat uw werknemer een OV-fietsabonnement sluit en van u het geld terugkrijgt en de situatie dat u zelf, ten behoeve van uw werknemer zo’n abonnement afsluit. Maar wat kiest u?

Kosten vergoeden. Als uw werknemer zelf het abonnement sluit, dan wordt de vergoeding aangemerkt als vergoeding van reiskosten.

Tip. U kunt in dit geval tot een bedrag van € 0,19 per kilometer de huur van de OV-fiets onbelast vergoeden. Het hangt dus eigenlijk van het aantal kilometers af of uw werknemer uit de kosten komt. Zijn kosten bestaan uit een deel van de abonnementskosten en het huurbedrag per keer. Om alleen al uit de kosten de daghuur te komen moet een werknemer meer dan 15 kilometer per keer fietsen. Veelal zal dit dus niet aantrekkelijk zijn voor uw werknemer. Voor u zal dit echter vaak wel een beetje goedkoper zijn.

Abonnement sluiten. Sluit u als werkgever voor uw werknemer een abonnement en geeft u dit abonnement aan uw werknemer, dan is er sprake van zogenaamd ‘vervoer vanwege de inhoudingsplichtige’. Als uw werknemer de OV-fiets gebruikt voor zakelijke bestemmingen (dus zowel zakenreizen als woon-werkverkeer) zijn het abonnement en het huurbedrag helemaal onbelast. Voor werknemers zal deze keuze dan ook wel een voordeel opleveren. Uiteraard kost dit voordeel u wel geld!

En de regeling fiets van de zaak dan?

Op basis van de regeling voor de fiets van de zaak kunt u aan uw werknemer een fiets geven, vergoeden of een fiets ter beschikking stellen, óók voor privégebruik. De voorwaarden zijn:

• uw werknemer gebruikt de fiets op meer dan de helft van het aantal dagen dat hij naar het werk reist;

• de onbelaste vergoeding of verstrekking be-draagt maximaal € 749,- (incl. btw in 2009);

• U heeft in het kalenderjaar en de twee voorafgaande kalenderjaren geen fiets verstrekt, ter beschikking gesteld of vergoed.

OV-fiets als fiets van de zaak?

Als uw werknemer de OV-fiets gebruikt zoals hierboven omschreven, zou u de OV-fiets aan uw werknemer ter beschikking kunnen stellen volgens de fiets van de zaakregeling. U huurt de fiets en neemt alle kosten over. Let op. Denk daarbij wel aan het maximum van € 749,- per drie jaar.

Tip. Een OV-fiets als fiets van de zaak zal vermoedelijk alleen interessant zijn voor parttimers die de fiets niet vaak gebruiken (maar wel op meer dan de helft van de reisdagen naar het werk fietsen). Andere werknemers hebben zo veel huurkosten dat de kosten boven het belastingvrije maximum schieten. Aan hen kunt u dus beter een fiets geven of de kosten daarvan vergoeden.

Wilt u uitsluitend tegemoetkomen in het zakelijk reizen per fiets, vergoed dan de reiskosten of een abonnement en de huurkosten.