DAT OVERKOMT U TOCH NIET? - 16.09.2008

Stuur de rekening maar op!

Om de zakelijke markt te behouden, moet u wel eens water bij de wijn doen. Maar het kan ook uit de hand lopen en dan zal de relatie ook snel bekoelen. Hoe pakt u zoiets slim aan?

Wel of niet op rekening consumeren?

U moet eerst voor uzelf uitmaken of u wel of niet ‘boter bij de vis’ wilt. Dat hangt natuurlijk in grote mate af van uw type horecazaak en het type gast. Als u een restaurant heeft, is het gebruikelijk dat uw gasten direct afrekenen. Verhuurt u bijvoorbeeld zaalruimte aan bedrijven voor regelmatig terugkerende vergaderingen, dan is het al gebruikelijker dat er over een bepaalde periode wordt afgerekend.

Krijgt u voornamelijk particuliere gasten, dan heeft contant (pinpas of creditcard) afrekenen zeker uw voorkeur. Bij zakelijke klanten komt verkoop op rekening al vaker voor.

Laat de rekening aftekenen

Als u besluit om op rekening te verkopen, moet u eerst voor uzelf bepalen aan wie u die mogelijkheid wilt bieden en onder welke voorwaarden. U komt dan niet voor verrassingen te staan als een relatie u onder druk wil zetten.

Tip. Laat een gast de rekening met het eindbedrag aftekenen (naam in blokletters plus handtekening) en voorzien van een visitekaartje met de adresgegevens. Daarmee heeft u tastbaar bewijs in handen dat u later van pas kan komen als men niet meer weet wie van firma X bij u was komen dineren.

Let op. Krijgt u regelmatig verteerders op rekening, dan krijgt u dus steeds meer te maken met ‘debiteuren’. Daardoor moet u een debiteurenadministratie gaan bijhouden en, indien noodzakelijk, de debiteuren aanschrijven als zij niet (tijdig) betalen. U heeft dan de keuze om dat zelf te doen, iemand aan te nemen die de debiteurenadministratie gaat doen of de debiteurenadministratie uit te besteden aan een gespecialiseerd kantoor.

Let op. Maak uw keuze wel duidelijk aan uw klanten en aan uw personeel. Op die manier kunnen er ook geen misverstanden ontstaan. Als u besluit om niet op rekening te verkopen, maak dat dan ook duidelijk.

Hang bijvoorbeeld een bord op in de zaak waarop dit staat vermeld (betaling uitsluitend contant, of consumeren op rekening niet mogelijk).

Ik heb niets bij me ...

Het kan natuurlijk voorkomen dat u door een klant verrast wordt. De klant is klaar met eten en komt dan met de mededeling dat hij helemaal niets bij zich heeft. Dat wilt u natuurlijk liever niet accepteren en dan dreigt het probleem van de klant uw probleem te worden. Als de klant écht niet anders kan betalen en u kent hem niet, vraag dan in ieder geval zijn legitimatie en schrijf een factuur uit en laat die ondertekenen en voorzien van een adres.

Tip. Als u besluit om aan reguliere zakelijke klanten wel facturen te versturen, stel dan bijvoorbeeld éérst een contract op waarbij u afspreekt dat u de relatie één keer per week/maand factureert. Sluit uw betalingsvoorwaarden daar dan bij.

Als de factuur dan niet wordt betaald, kunt u vervolgstappen nemen. U kunt de factuur, als u er met uw relatie niet meer uitkomt, dan bijvoorbeeld overdragen aan een incassobureau.