Minder regels minder kosten, zegt mijn boekhouder

Hoezo iedere regel? Uw boekhouder moet alle kosten die u maakt, onderbrengen in de daarvoor bestemde kostengroepen (grootboeknummers). Alleen zo krijgt u een goed overzicht van welke van al uw inkopen betrekking hadden op keuken, bieren, wijnen, verpakkingsmateriaal, representatie (‘weggeef’) of eigen verbruik. Iedere kostengroep is bij uw boekhouder gekoppeld aan een code. Zo wordt iedere regel aan ingekocht artikel voorzien van de juiste code die vervolgens in het computersysteem (het boekhoudprogramma) van uw adviseur ingeklopt moet worden. Best veel handelingen dus die u uiteindelijk geld kosten. Wat kunt u daaraan doen?

Hoe berekent uw adviseur zijn kosten?

Meestal rekent uw adviseur een voorschotbedrag dat jaarlijks gevolgd wordt door zijn eindafrekening. U moet dan bijbetalen of terugkrijgen c.q. verrekend krijgen wat u te veel betaald heeft.

Voorbeeld. Uw adviseur hanteert bijvoorbeeld het volgende systeem: voor een enkele factuur, waarop niet meer dan drie grootboekrekeningnummers gebruikt worden, gaat hij uit van een bedrag van € 0,50 per factuur.

Indien meer dan drie grootboekrekeningnummers gebruikt worden gaat hij uit van een bedrag van € 1,- per factuur.

Meestal hanteert hij een staffel voor het boeken en coderen van facturen gerelateerd aan de omzet.

Deze staffel is als volgt:

Omzet < € 100.000,-, dan 1,00% van de omzet;

Omzet < € 200.000,-, dan 0,95% van de omzet;

Omzet < € 300.000,-, dan 0,90% van de omzet;

Omzet < € 400.000,-, dan 0,85% van de omzet.

Waar kunt u dan op besparen?

Minder facturen. U kunt er wellicht voor zorgen dat u minder facturen ontvangt. Bijvoorbeeld door uw vaste leveranciers te verzoeken eenmaal per 14 dagen of per maand een factuur te sturen in plaats van na iedere levering. Of u koopt zelf minder frequent in, bijv. de non-food producten (zoals schoonmaakmiddelen, wc-papier, e.d.) maar eenmaal per maand of eenmaal per kwartaal.

Minder boekingsregels. Of zorgt u ervoor dat er per factuur minder regels te coderen zijn. Maar hoe doet u dat? Dat kan op twee manieren:

1. u vraagt de leverancier of groothandel bepaalde productgroepen per groep te factureren. Of u koopt een doos, tray of sixpack in (is maar één boekingsregel) in plaats van losse stuks;

2. Als u de producten op de lopende band zet bij de groothandel, zorg er dan voor dat groepen producten die bij elkaar horen, ook bij elkaar aan de cassière voorbijgaan. De adviseur ziet dan op de factuur in één oogopslag dat die regels bij elkaar horen en ze krijgen dan één keer een code mee in plaats van meerdere keren dezelfde codes verspreid over de factuur.

Tip. Bij veel groothandels kunt u uw facturen van de codering laten voorzien door het grootboekrekeningschema van uw boekhouder aan te leveren bij de groothandel. Hierdoor heeft uw boekhouder minder tijd nodig, wat een besparing kan opleveren van zo’n 10% op de administratiekosten.

Nog meer besparen? Het juist coderen en het doorvoeren van de genoemde tips kan u op jaarbasis een besparing op de administratiekosten opleveren van 25 à 30% (natuurlijk afhankelijk van de prijsafspraken die u met uw boekhouder heeft).