REISKOSTEN - 23.09.2008

Chef, ik kom oehoe oehoerend hard naar het werk ...

Dat kan twee richtingen op. Er zijn globaal twee situaties te onderscheiden. Óf uw werknemer rijdt met zijn eigen (in privé aangekochte) motor naar het werk en gebruikt deze motor voor zakelijke reizen.

Óf, en dat is de tweede mogelijkheid, u stelt hem een (nieuwe, geleasde of tweedehands)motor ter beschikking. Fiscaal zijn dat twee verschillende routes! Wat speelt er?

Werknemer heeft zelf zo’n scheurijzer

Komt uw werknemer met zijn eigen motor, dan geldt de algemene regeling. U mag voor zakelijke reizen inclusief reizen voor woon-werkverkeer een onbelaste vergoeding geven van € 0,19 per kilometer. Uitgangspunt hierbij is de daadwerkelijk gereisde afstand. Natuurlijk moeten de gereisde afstanden wel onderbouwd worden, bijvoorbeeld met een declaratieformulier. Voor woon-werkverkeer geldt dat, als uw werknemer in 36 weken naar zijn werkplaats reist, u uit mag gaan van 206 dagen (bij reizen gedurende 5 dagen per week). Reist uw werknemer niet altijd naar een vaste arbeidsplaats? U mag dan ook het hogere bedrag van 214 dagen per jaar toepassen als hij meer dan 150 keer per jaar tussen woon- en werkplaats reist (uitgaande van 5 dagen in de week reizen naar de vaste arbeidsplaats).

Let op. U mag de vaste reiskostenvergoeding doorbetalen als uw werknemer max. 6 weken aaneengesloten afwezig is, bijv. wegens ziekte.

Een motor ter beschikking stellen

Wat als uw werknemer in plaats van voor een auto liever voor een motor van de zaak kiest? Anders dan bij auto’s geldt er geen vast bijtellingspercentage van de catalogusprijs voor privégebruik, maar moet u uitgaan van de waarde van het privégebruik van de motor in het economisch verkeer. Dit is in principe de ‘normale’ verkoopprijs.

Rekenvoorbeeld. Deze waarde is te stellen op het privévoordeel. Dit is het gedeelte van de totale kosten inclusief afschrijving dat (pro rata) is toe te rekenen aan het privégebruik. Voorbeeld: uw werknemer rijdt per jaar 25.000 km (17.000 km privé). De motor kost inclusief afschrijving per km € 0,23 (= in totaal € 5.750,- per jaar). Het (fiscale) privévoordeel is 17.000 km* € 0,23 = € 3.910,-.

Tip. Als uw werknemer aan u als werkgever een vergoeding betaalt van € 3.910,-, hoeft het voordeel van privégebruik niet te worden belast.

Uw voordeel?

De motor is natuurlijk wel een extra kostenpost voor u. U kunt dit voorkomen door met uw werknemer af te spreken dat hij brutoloon inlevert in ruil voor de motor. Netto heeft hij dan nog steeds een voordeel en uw kosten worden niet hoger!

Tip. Denk daarbij ook aan de mogelijkheid om bij een motor van de zaak aanverwante kosten zoals parkeer- en tolgelden, motorkleding en helm onbelast te vergoeden.

Wél een kilometerregistratie! Om te bepalen hoeveel zakelijke ritten er waren, moet uw werknemer een rittenregistratie bijhouden van de zakelijke ritten. Bovendien moet de kilometerstand aan het begin en aan het eind van het jaar geregistreerd worden.

U kunt een gratis model ‘Rittenregistratie’ downloaden via http://personeel.indicator.nl (PS 13.20.06).