Anti-blundertools voor uw mail
Heeft u ook al eens spijt gehad van een verzonden e-mail of document? Deze handige tools en tips helpen u om mailblunders te voorkomen.
Office-documenten schoonmaken
Mailt u regelmatig een Office-bestand (Word, Excel of PowerPoint) naar zakenrelaties of klanten? In zulke bestanden zitten soms een heleboel persoonlijke gegevens verborgen, zoals toegevoegde commentaren, opgeslagen wijzigingen, enz. Ook al is deze info niet meteen zichtbaar, ze kan meestal met enkele muiskliks tevoorschijn gehaald worden, maar natuurlijk heeft u liever niet dat deze privégegevens door derden gelezen worden.
Om een blunder te vermijden, kunt u de verborgen gegevens dus maar beter weghalen uit uw Office-documenten vóór u ze verstuurt. Microsoft biedt hiervoor een tooltje aan dat u gratis kunt downloaden (http://www.microsoft.com/downloads/ - zoek op Remove Hidden Data). Dit tooltje werkt samen met Office XP en 2003. Het voegt een nieuw menu-item toe aan de Office-toepassingen waarmee u alle verborgen gegevens uit een document wist.
Tip 1. Maak altijd een kopie van uw document voordat u het tooltje erop loslaat. Zo kunt u later nog het oorspronkelijke document gebruiken als u bv. vroegere commentaren of wijzigingen wilt nalezen.
Tip 2. In Office 2007 zit deze schoonmaakoptie standaard ingebouwd.
Voor Outlook-gebruikers is het tooltje SendShield (http://www.sendshield.com - de bètaversie is nog gratis) zo mogelijk nog handiger. Deze add-on integreert perfect in Outlook en detecteert automatisch wanneer u een document met verborgen gegevens probeert te verzenden. U kiest dan zelf of SendShield deze data al dan niet moet verwijderen. Overigens houdt SendShield uw oorspronkelijke document intact, u hoeft dus niet vooraf een kopie te maken van uw document.
De verzending uitstellen
Klikte u ook weleens per ongeluk op Verzenden terwijl uw mailtje nog maar half klaar was? In Outlook 2003 of 2007 kunt u dergelijke gênante situaties gemakkelijk voorkomen. U kunt namelijk een filter maken die de daadwerkelijke verzending van uw berichten enkele minuten uitstelt (voor Outlook 2003 zie: http://office.microsoft.com/en-us/outlook/HP052427901033.aspx?pid=CH063565631033 en voor Outlook 2007 zie: http://office.microsoft.com/en-us/outlook/HP012328171033.aspx?pid=CH100776981033#2). Nadat u op Verzenden heeft geklikt, gaat uw bericht eerst naar de Outbox. Pas na de ingestelde tijd verstuurt Outlook het bericht écht. Zo heeft u altijd wat tijd om een mail terug te halen.
Bij Thunderbird is zo’n filter niet mogelijk. Voor een nieuw bericht kunt u wel de optie Later verzenden kiezen. Thunderbird houdt deze mail dan in de map Niet verzonden totdat u zelf naar het menu Bestand; Niet-verzonden berichten verzenden gaat om deze mail effectief te versturen.
Tip. Met de gratis add-on BlunderDelay (http://blunderdelay.mozdev.org) kunt u berichten in de map Niet verzonden automatisch laten verzenden na een vooraf ingestelde tijd.
Bij Windows Live Mail kunt u via Opties; Verzenden de optie Berichten direct verzenden uitvinken. Zo belanden berichten bij de verzending eerst in het Postvak Uit. Pas als u op Verzenden/Ontvangen klikt, worden ze echt verzonden.
Gebruikt u webmail? Maak er dan een gewoonte van om pas op het laatst het e-mailadres van uw correspondent in te vullen. Zo gaat er niets fout als u te vroeg op Verzenden klikt.
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.