E-MAIL - 19.06.2008

Outlook-add-on voor zware gebruikers

Xobni (http://www.xobni.com) is een Outlook-plug-in: hij nestelt zich in uw Outlook (2003 of 2007) en hij voegt er extra mogelijkheden aan toe. Xobni is volledig gratis. Tip. Wilt u eens een demo zien van wat Xobni zoal kan, bekijk dan het ­filmpje op http://www.youtube.com/watch?v= amRkMds177A/

1. Een extra zijbalk. Na de installatie van Xobni krijgt u in Outlook rechts een zijbalk te zien met daar­in allerlei relevante informatie over iedere e-mail en zijn afzender. Deze info wordt verzameld door al uw e-mails te analyseren, iets wat de eerste keer wel wat tijd in beslag neemt. In de zijbalk staat er boven­aan een zoekveld om, sneller dan in Outlook zelf, uw e-mails of uw contacten te doorzoeken.

2. Uw e-mails ontleed. Wanneer u een bericht selecteert, toont Xobni daarover allerlei info. Zo ziet u hoe vaak u met die persoon gemaild heeft, u ziet zijn telefoonnummer (dat automatisch uit de signature wordt gehaald) en een optie om snel een vergaderverzoek te versturen, rekening houdend met het eerst­volgende vrije moment in uw Out­look-agenda. U ziet ook andere personen uit uw adresboek die de één of andere link hebben met de afzender (bv. de baas, de secretaresse, …) en u krijgt een overzicht van de onderwerpen waar­­over u eerder al e-mails uitwisselde. Dit overzicht per conversatie (‘thread’) is trouwens erg handig om alle mails over een bepaald onderwerp ge­groepeerd te zien. U krijgt zelfs een overzicht van alle attach­ments die u met deze persoon uitgewisseld heeft.

Met Xobni wordt het dus makkelijk om snel terug te grijpen naar die ­eerdere e-maildiscussie over dat thema of die be­­paalde attachment die u drie weken eerder ontvangen heeft.

3. Statistieken over uw mailgebruik. Verder geeft Xobni u veel statistieken over uw e-mail­verkeer: hoeveel e-mails u ontvangt, wat het druk­ste e-mailmoment van de dag of de week is, wie u de meeste e-mails stuurt, wie er het langste over doet om te antwoorden op uw e-mails, enz. ­Kortom, Xobni brengt uw netwerk van corres­pon­denten goed in kaart en helpt u om hun vele e-mails efficiënter op te volgen.

4. Een andere plug-in. Nog een interessante, gratis Outlook-plug-in is ClearContext Personal (http://www.clearcontext.com/personal/). Jammer ge­­noeg is die nog in ‘private bèta’: u kunt voorlopig alleen uw e-mailadres achterlaten en hopen dat u snel een uit­nodiging krijgt om de plug-in te downloaden. Via de plug-in kunt u uw e-mails met één muisklik ordenen in folders (Topics). Voor iedere folder krijgt u een venstertje met een over­zicht van alle correspon­denten en alle attachments in die folder. Van daar­uit kunt u dan snel mensen benaderen en uit­nodigen, previews van attach­ments bekijken, enz. U kunt ook aanduiden hoe belangrijk u mail van bepaalde afzenders vindt. Nieuwe e-mails van die afzenders zullen dan een aparte kleur krijgen. E-mails over hetzelfde onder­werp worden ook auto­­matisch gegroepeerd zodat u die allemaal samen met één muisklik kunt ordenen.