Samen staan we sterker …
Inkoop en boekhouding hebben veel met elkaar te maken zoals u weet. Hoe kunt u met een simpele handelwijze maximaal voordeel behalen?
Eerst even dit. Uw accountant heeft medewerkers in dienst die de codes van de verschillende kostenposten maandelijks op iedere factuur aanbrengen. Die codes komen overeen met zogenaamde ‘grootboekkaarten’. U begrijpt dat het doorlopen van al die verschillende facturen en het coderen ervan veel tijd en kosten met zich meebrengt. Wat nu?
U rijdt zelf naar de groothandel. Gaat u zelf naar de groothandel, dan kunt u meteen zelf die kostenposten bij elkaar houden. Tip. Groepeer de inkopen als u deze op de lopende band plaatst of vanuit uw karretje aan de kassa afrekent. Zet alle papierwaren bij elkaar, alle keukeninkopen, alle frisdranken, wijnen, etc. Op die manier komen uw inkopen meteen gegroepeerd op de rekening te staan.
U krijgt goederen geleverd. Als u bestellingen telefonisch doorgeeft, bel uw lijst inkopen dan gegroepeerd door. Meestal worden die inkopen namelijk ook in de (bestel)volgorde verwerkt. Tip. Vraag uw leverancier uw inkopen per productgroep te factureren. Uw drankenleverancier bijv. verzoeken wijnen, frisdranken, bieren, etc. gegroepeerd op de factuur te zetten. Let op. Er zijn groothandels die dit reeds doen, maar die dit wel vanuit hun eigen visie groeperen. Zo vallen oliën en vetten bij hen vaak onder ‘food’ terwijl deze in uw administratie niet onder ‘inkoop keuken’ geboekt moeten worden, maar onder ‘bijproducten’ of ‘oliën’ en vetten. Dat moet u dus wel even checken en aantekenen op uw factuur.
Gun u gewoon even de tijd daarvoor, ook al is dat niet uw dagelijkse manier van werken. Zaait u gewenning, dan oogst ú de vruchten.
U slaat eigenlijk twee vliegen in één klap. Waar zit hem dat in?
1. Als de medewerkers van uw accountant iedere maand minder tijd kwijt zijn aan het coderen van uw inkoopfacturen, dan zal u dit op jaarbasis (tijdsbesparing x uurtarief) administratiekosten besparen.
2. U voorkomt zo dat kostenposten terechtkomen onder de verkeerde inkoopgroepen. En dat kan uw brutowinstmarge negatief beïnvloeden. Zo voorkomt u bijvoorbeeld dat huishoudfolie (verpakkingsmateriaal) terechtkomt onder de groep ‘inkoop keuken’.
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.