Outlook en Google: gelijklopende agenda’s
In vorige nummers hadden we het al over software om uw Google Agenda perfect synchroon te houden met Outlook. Nu bracht Google zelf een gratis programma uit om dat te doen: Google Calendar Sync. Werkt dat dan beter?
1. De online Google Agenda (http://www.google.com/calendar) combineren met de agendasoftware van Outlook is nog niet zo gek. U geeft bv. thuis afspraken in bij Google en op kantoor via Outlook. Het is dan handig dat beide agenda’s gelijklopen, uiteraard zonder dat u afspraken dubbel hoeft in te tikken. Voor dit automatisch kopiëren of ‘synchroniseren’ heeft u software nodig.
2. Google Calendar Sync (http://www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?answer=89955) is zo’n gratis tool.Hij bestaat voorlopig alleen in het Engels, maar werkt ook als uw Google Agenda in het Nederlands is ingesteld. Na het downloaden en het installeren verschijnt het hoofdvenster. Geef daar uw Google-e-mailadres en -wachtwoord in. Vervolgens zijn de Sync Options belangrijk. Standaard staan die ingesteld op 2-way: nieuwe afspraken in Google Agenda worden automatisch gekopieerd naar Outlook Agenda en ook omgekeerd. Instellen op 1-way kan ook. Standaard synchroniseert Google Calendar Sync automatisch elke twee uur. U kunt dit wijzigen onder Sync every, bijvoorbeeld naar elke 5 of 15 minuten. Klaar? Klik dan op Save. In het systeemvak verschijnt nu een icoontje Google Calendar Sync, dat beide agenda’s synchroniseert.
3. In de praktijk. Google Calendar Sync is een eerste bètaversie en op de Google-forums vonden we berichten dat die op sommige computers niet goed werkte. Onze tests op een Windows XP- en Vista-systeem verliepen echter perfect. Tip. Wilt u trouwens een sync ‘forceren’, bijvoorbeeld als u net uw Outlook Agenda heeft bijgewerkt en direct de pc wilt uitschakelen, klik dan met de rechtermuisknop op het Google Calendar Sync-icoontje in het systeemvak en kies Sync. Let op! In Google Agenda kunt u herinneringen ontvangen per e-mail, pop-up en sms. Outlook ondersteunt alleen herinneringen per pop-up (en geluid). Daarom worden alleen herinneringen per pop-up gesynchroniseerd met Outlook.
4. Een alternatief. Tot nu toe was SyncMyCal (http://www.syncmycal.com) onze favoriete synchronisatietool. De gratis Lite-versie van SyncMyCal werkt nog steeds uitstekend, maar ondersteunt geen automatische sync (u moet steeds zelf op de sync-knop drukken). Google Calendar Sync doet dat wel. Ook synchroniseert de Lite-versie maar zeven dagen aan afspraken zodat een ‘sync’elke zeven dagen noodzakelijk is. Google Calendar Sync heeft die beperking niet en synchroniseert zelfs afspraken uit het verleden. Let op! Google Calendar Sync heeft wel als nadeel dat het (voorlopig) alleen uw ‘hoofdagenda’ in Google synchroniseert, terwijl SynMyCal geen problemen heeft met de handige, bijkomende ‘subagenda’s’ die u in Google Agenda kunt toevoegen. Ter info: de Pro-versie van SyncMyCal heeft de beperkingen van de Lite-versie niet, maar kost dan wel $ 25 (€ 16,20).
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.