ADMINISTRATIE - 15.11.2007

Digitaal factureren

Elektronisch factureren bespaart tijd, maar zeker ook papier en opslagruimte. Ook de verwerking van de elektronische factuur kan sneller en dus goedkoper. Veel boekhoudpakketten maken het voorts mogelijk dat de elektronische factuur zonder nadere handelingen verwerkt en opgenomen wordt in uw boekhouding. Uw voorraadadministratie kan hierdoor ook direct worden gekoppeld en worden bijgewerkt.

Instemming afnemer. Voor elektronisch factureren is wel vereist dat uw afnemer hiermee expliciet instemt. U moet dan ook vastleggen welke afnemers hiermee akkoord zijn gegaan. Tevens moet u uw afnemer in de gelegenheid stellen de acceptatie op welk moment dan ook weer ongedaan te maken, bijvoorbeeld door de opname van een ‘link’ onderaan iedere factuur.

Eisen Belastingdienst. De Belastingdienst accepteert elektronische facturen mits de authenticiteit en de herkomst van de factuur en de integriteit van de inhoud kan worden gewaarborgd. Het moet niet zo zijn dat bijvoorbeeld uw afnemer die factuur eenvoudig kan wijzigen.

Elektronische handtekening. Elektronische facturen waarbij gebruik wordt gemaakt van een ‘geavanceerde elektronische handtekening’ of ‘elektronische uitwisseling van gegevens’ (Electronic Data Interchange; EDI) worden door de Belastingdienst geaccepteerd.

Let op. U kunt ook kiezen voor een andere methode mits deze maar aan de Belastingdienst is gemeld.

Gemak dient de mens. Heeft u eenmaal een geaccepteerd elektronisch factuurstelsel, dan hoeft u alleen de eerste keer de naam en het adres van uw afnemer vast te leggen. Ook de omschrijving van de geleverde diensten of goederen kan in het vervolg achterwege blijven: een code, bijvoorbeeld een klantnummer en bij de omschrijving een productnummer, volstaat dan.

Bewaren van de facturen. Ook bij het bewaren van de door u ‘uitgereikte’ facturen geldt dat de authenticiteit gewaarborgd moet zijn. Ook u mag die factuur later niet aanpassen.

Tevens moeten de factuurgegevens bij een belastingcontrole op eenvoudige wijze zichtbaar te maken zijn.