LOONBELASTING EN PREMIES - 23.05.2006

Daggeldvergoeding zonder veel gedoe?

Reizende werknemers? Uw werknemers die veel onderweg zijn, worden vaak geconfronteerd met kosten voor eten, drinken, maar in het buitenland ook voor plaatselijk (taxi)vervoer. U kunt de kosten op declaratiebasis uitbetalen of u kunt ze via een vaste daggeldvergoeding uitbetalen. De eerste manier brengt meer administratieve lasten met zich mee, omdat uw werknemer alle bonnetjes, etc. moet verzamelen en bij u moet inleveren. De tweede manier is eenvoudiger, maar brengt vaak een groter risico op naheffingen met zich mee. Welke keuze moet u dan maken?

Vaste vergoeding onderbouwen

Voorwaarde voor het uitbetalen van een vaste vergoeding is dat u dit moet onderbouwen. U zou de onderbouwing kunnen baseren op de kosten die uw werknemers in het verleden hebben gemaakt. Dit brengt nogal wat werk met zich mee en dan nog loopt u het risico dat de Belastingdienst u vraagt om alle werknemers hun werkelijke kosten gedurende een bepaalde periode bij te laten houden. Tip. Eenvoudiger is om aan te sluiten bij het Reisbesluit binnenland en het Reisbesluit buitenland, die het Ministerie van Binnenlandse Zaken voor rijksambtenaren op dienstreis heeft vastgesteld. De Besluiten kunt u vinden op http://www.minbzk.nl, trefwoord: reisbesluit. Bijv. de vergoedingen per dag voor reizen naar Duitsland:

Daggeldvergoeding voor ambtenaren

De staatssecretaris van Financiën heeft al in een Besluit van 7 december 2005 aangegeven dat de vergoedingregels van de Reisbesluiten ook mogen worden toegepast voor een kostenvergoeding aan andere werknemers, mits deze werknemers vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis.

Voor binnenlandse reizen zijn in het Reisbesluit vaste bedragen opgenomen. Voor buitenlandse reizen bestaat de tarieflijst waarin u per land kunt aflezen hoeveel u onbelast mag uitbetalen.

Gelijke omstandigheden? Al in 1998 heeft de staatssecretaris aangegeven wanneer hij vindt dat werknemers vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als rijksambtenaren. Hoewel hij dat niet letterlijk zegt, is dit het geval voor wat betreft ontbijt, lunch en diner. Voor de overige kosten is dat niet altijd het geval. In het Reisbesluit buitenland is naast een vergoeding voor logies en de maaltijden een uurvergoeding opgenomen. Uit de uurvergoeding dienen onder meer kosten voor plaatselijk vervoer, consumpties, recreatie en fooien te worden betaald. Maakt uw werknemer geen kosten voor plaatselijk vervoer of werkt hij meer dan acht uur per dag, dan moet u de hoogte van de uurvergoeding verlagen.

Wel of niet toepassen? Wat is wijsheid?

Of u gebruik wilt maken van het Reisbesluit is uiteraard aan uzelf. Een vaste daggeldvergoeding is administratief eenvoudig. Als uw werknemers doorgaans méér kosten maken in het buitenland, schieten zij er echter bij in. Overigens kunt u dan nog altijd een vaste daggeldvergoeding uitbetalen, mits u die maar goed onderbouwt en alle bonnetjes bewaart.