LOONKOSTEN - 06.12.2005

Die loonstrook kan goedkoper

Van papieren loonstrook ... Uw werknemers krijgen per betalingsperiode een loonstrook uitgereikt of per post toegezonden.

... naar een digitale opgave. Heeft u er wel eens aan gedacht de loonstrook per e-mail aan uw werknemers te (laten) zenden? Dat scheelt, naast dure loonstroken, natuurlijk ook portokosten. Het kan ook voor uw (externe) loonadministrateur werk schelen. Bespreek dat eens. Het maakt daarbij niet uit of u de loonstrook zelf produceert of dat uitbesteedt aan een loonadministrateur. Het te behalen voordeel en gemak geldt in beide gevallen.

Enig idee wat u bespaart? Stel, u heeft zeven werknemers die elk maandelijks een loonstrook ontvangen. Dat zijn 84 loonstroken op jaarbasis. Laten we eens aannemen dat de kosten van zo’n speciale loonstrook (die vaak in drievoud gemaakt wordt) en de portokosten (naar u en uw werknemer) bij elkaar zo’n € 5,- per loonstrook bedragen. Dan is de besparing al snel opgelopen tot € 420,- op jaarbasis. Leuk meegenomen.

Nog een voordeel. Een bijkomend voordeel is dat u in de e-mail meteen melding kunt (laten) maken van eventuele wijzigingen die plaatsvinden op de loonstrook. Dat kan zijn na bijv. wettelijke wijzigingen van loon- en premieheffingpercentages, loonstijgingen, gewijzigde inhoudingen, of bijv. bij alle nieuwe wijzigingen die vanaf 2006 van toepassing kunnen zijn (als uw werknemer een auto van de zaak heeft, meedoet aan de le­­vensloopregeling of inzake de nieuwe Zorgverzekeringswet).

Tip. Kortom, u voorkomt zo dat uw werknemer na elke afwijking in zijn loon meteen aan uw bureau staat met vragen.

Mag dat van de wet? Ja. Volgens de wet (art.7:626, lid 1 BW voor de liefhebber onder u), moet u ‘een schriftelijke opgave’ doen. Door de gedigitaliseerde opgave te mailen en uit te (laten) printen, krijgt uw werknemer een schriftelijke opgave. Tip. De meeste werknemers hebben wel een pc met internet en printer. Voor die ene werknemer die dat niet heeft, kunt u dan altijd nog terugvallen op uw ‘oude’ systeem.De besparing haalt u dan uit de rest van uw personeelsbestand.