RECHT VAN DE WERKPLEK - 15.02.2005

Dit is een waarschuwing!

Het maakt vaak een heel verschil of u uw werknemer een mondelinge waarschuwing geeft of dat u dit schriftelijk doet. Een schriftelijke waarschuwing komt namelijk vaak erg ‘dwingend’ over. Het staat dan zo formeel op papier en de kans is groot dat de waarschuwing niet goed valt bij uw werknemer. Aan de andere kant wilt u natuurlijk wel dat het ongewenste gedrag van uw werknemer ophoudt. Bovendien wilt u zorgen voor bewijs dat u uw werk­nemer herhaaldelijk heeft gewaarschuwd.

Op papier zetten?

Trekt uw werknemer zich niets aan van uw mondelinge waarschuwing(en)? Dan wordt het toch tijd om een en ander op papier te zetten. Dat kan bijvoorbeeld in een e-mail aan uw werknemer of (iets formeler) in een brief. Tip. Een ‘tussenoplossing’ is om de overtredingen in een beoordelingsge­sprek te bespreken. En meestal zal uw werknemer eer­der een beoordelingsverslag ondertekenen dan een waarschuwingsbrief.

Zo pakt u het aan

Wat zet u in een schriftelijke waarschuwing? Kijk eerst welke re­gel uw werknemer heeft overtreden en welke maat­regelen u mag treffen. Kijk of er in de ar­beidsovereenkomst, in uw bedrijfsreglement of even­tueel in de CAO iets staat over dis­ci­pli­­naire maatregelen zoals boetes of het stopzetten van secundaire arbeidsvoorwaarden. Let op. De mees­te sancties mag u alleen treffen als hierover van te­vo­ren iets schriftelijk is afgesproken. Zo mag u pas een boete opleggen aan uw werknemer als u een boetebeding overeengekomen bent.

Straf? Heeft u geen afspraken gemaakt over disciplinaire maatregelen, dan geeft de wet u een aantal mogelijkheden. Zo mag u uw werknemer bij­voor­beeld als ‘straf’ passeren bij een periodieke sa­la­risverhoging. Ook mag u hem, als hij het echt te bont maakt, tijdelijk op non-actief stellen.

Dit zet u op papier

Dan wordt het nu tijd om de brief op te stellen. Om­schrijf allereerst wat de aanleiding voor de waarschuwing is en geef aan welke (bedrijfs- of CAO-) regels uw werknemer heeft overtreden. Verwijs ook naar eerdere (mondeling) gegeven waarschuwingen. Vermeld dan dat dit de laatste offi-ciële waarschuwing is. Daarna omschrijft u welke sanc­ties er genomen zullen worden als uw werkne­mer uw regels nog een keer overtreedt.

Een voorbeeld? Uw brief zou er nu als volgt uit kunnen zien: Op … moesten wij tot onze spijt con­sta­teren dat u weer in overtreding was van de volgende regels … Dit ondanks onze eerdere mondelinge waarschuwingen op … en … voor dezelfde over­­tre­dingen. Wij geven u middels deze brief een laatste officiële waarschuwing en gaan ervan uit dat ver­dere overtredingen in toekomst niet meer voor zul­len komen. Wij wijzen u er met klem op dat bij een volgende overtreding, afhankelijk van de ernst daarvan, één of meer van de volgende sancties ge­troffen zullen worden: … (bijvoorbeeld: boete, loon op­schorten, ontslag, etc. ).’

‘Die brief heb ik nooit gehad’

Nu u uw waarschuwing klaar heeft, moet u ervoor zorgen dat u later kunt aantonen dat uw werknemer deze ook echt ontvangen heeft. Vraag dus aan uw werknemer een bevestiging op uw e-mail of vraag een handtekening voor ontvangst op een kopie van uw brief. Tip. Ondertekent hij niet? Stuur hem dan een aangetekende brief.